Integran métodos, herramientas, metodologías, procedimientos y procesos que facilitan la  búsqueda continua y constante  de la madurez de la organización.

El Instituto de Gestión de Activos (IAM, por sus siglas en inglés) ha intentado concatenar estos retos publicando el documento Asset Management – An Anatomy (Gestión de Activos – Una Anatomía). En el cual se destaca que “las herramientas y tecnologías pueden ser útiles, pero los verdaderos diferenciadores de una organización líder en la gestión de activos son el compromiso de la fuerza laboral, la claridad del liderazgo y la colaboración entre los diferentes departamentos y funciones”.

La gestión de activos es un tema que ha despertado un interés creciente en varias empresas. En 2004, en Gran Bretaña se publicó BSI PAS55 para definir los requerimientos de un sistema óptimo de gestión de activos. En 2008 fue actualizado con una versión revisada de PAS55 después de recibir la interacción de más organizaciones. Durante los últimos años se han dado avances para definir normas internacionales para la gestión de los activos en la serie de normas ISO55000 que tomaron el lugar de PAS55.

Una situación ideal que hay que considerar desde el principio es que las organizaciones llevan muchos años manejando sus activos y, a su vez, en estas existen grupos de ingenieros que buscan mejorar su gestión y contribuir al negocio. No obstante, la mayoría de ellos, sufren el asedio constante de ofertas de iniciativas en pro de la seguridad, el medio ambiente, la reducción de costos y una multitud de otras ideas igualmente importantes. La clave para una organización exitosa es incorporar todas estas iniciativas en un modelo de gestión.

BSI PAS55 en 2004 definió el marco de referencia de un sistema para la gestión de los activos. En esta publicación se describía una serie de temas claves para ayudar a las organizaciones a separar “la administración” de la “gestión” de los activos. Estos incluían:

• Objetivos alineados desde la alta gerencia
• Toma de decisiones de forma trasparente y congruente para equilibrar de la mejor manera las exigencias que puedan llegar a ser potencialmente conflictivas por recursos entre los involucrados en la gestión de los activos
• La utilización del riesgo para soportar la tomar de decisiones
• Equilibrar las necesidades a largo plazo de los activos con los ciclos de planeación del negocio a corto plazo

Estos temas fueron estructurados en un sistema que permite a las organizaciones acoplar la eficacia de la gestión de los activos y los procesos de toma de decisiones de una manera sostenible en la forma como se hacen las cosas en cada organización.

A finales de 2008, ante la creciente aceptación de BSI PAS55, el IAM, comenzó a trabajar para mejorar la interacción internacional e intersectorial hacia una serie de normas internacionales para la gestión de activos. Esto conllevó a la formación de ISO/PC251 que, en los últimos años, ha reunido a expertos en gestión de activos de 31 países para desarrollar sus trabajos.

PAS 55 está teniendo una influencia destacada en varias organizaciones de mantenimiento. El documento poco a poco ha evolucionado hasta convertirse en la norma ISO 55000, cuyo lanzamiento se realizó a inicios de 2014. ISO55000, es una norma para sistemas de gestión eficaz para el manejo de activos en las empresas. Esta proporciona los elementos que se deben llevar a cabo para un sistema de gestión (por ejemplo, es una caracterización de un sistema de negocios que de manera "casual" tiene que ver con la gestión de los activos), enfatizando la gestión de la creación de valor y el manejo adecuado del riesgo.

Indudablemente, las empresas tienen la prioridad de administrar sus activos con efectividad, sin embargo muchos interpretan los documentos PAS55 e ISO55000 como la gestión de los elementos físicos y del mantenimiento en particular. Aunque el mantenimiento es un componente esencial en el manejo de los activos, no es suficiente ni tampoco parece ser la intención detrás de PAS55 e ISO55000, porque, más que todo, dicha gestión se trata de entregar valor a una organización mediante la utilización efectiva de sus activos.

La mayoría de las estrategias adoptadas por las empresas presta demasiada atención a la gestión y mantenimiento de los activos físicos y, por ejemplo, en la mayoría de congresos se habla del tema; incluso, en el área de mantenimiento se lidera la gestión de activos, sin prestarle tanta atención a otros procesos y elementos que son más críticos para la gestión de activos, tales como: entregar valor mediante una utilización efectiva de los mismos. Estas estrategias normalmente parecen ser de mantenimiento “renombradas y relanzadas” como modelos de gestión de activos con el propósito de convertirlas en más llamativas para las corporaciones. La denominación de “gestión de activos” suele llamar más la atención en el nivel ejecutivo que decir “gestión del mantenimiento”. Es frecuente que la vinculación entre el mantenimiento y la gestión de activos se asimile como sinónimos.

En los congresos, seminarios, talleres, artículos y demás comunicaciones se vincula a la norma ISO 55000 con la utilización de un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS) o sistema empresarial de gestión de activos (EAM) para efectuar una adecuada gestión de los activos y la aplicación de una preparación adecuada del trabajo de mantenimiento y al empleo de planes de mantenimiento preventivo y predictivo. Muchas de estas son herramientas típicas para la gestión del mantenimiento, que no responden a los requerimientos del negocio, ni tampoco de las prácticas de diseño u operativas.

Enfocarse en el mantenimiento no es suficiente para alcanzar lo que se espera de la norma y la publicación. Los errores en la gestión inadecuada de los activos son originados generalmente en mercadeo, proyectos, abastecimientos y operaciones, y estos hacen ver la incapacidad del área de mantenimiento para responder por el compromiso de mantener los activos de manera efectiva para entregar valor.

Lo que en realidad debe ser una estrategia adecuada de gestión de activos es un punto de partida de la alta dirección para alinear a sus organizaciones hacia la utilización efectiva de estos para entregar valor y mitigar riesgos. ISO 55000 describe muchas fases en el desarrollo de una estrategia de gestión de activos: identificar necesidades, especificar, planear, diseñar, crear, opera, mantener, renovar, dar de baja.

En BSI PAS55 un equipo era un activo físico; pero, en la norma ISO55000, la definición se ha extendido para incluir cualquier cosa que tenga el potencial de añadir valor para la organización. Esto contempla a los activos físicos (gran parte de ISO55000 está redactada a partir de la perspectiva de los activos físicos), pero podemos incluir también objetos menos tangibles, tales como contratos, licencias, marcas, o contratos de concesión.

ISO55000 tiene una perspectiva más amplia de los activos y un decidido enfoque hacia la entrega de valor. De hecho, la gestión de los mismos se ha definido como el desarrollo de las actividades a partir de las cuales se deriva valor de los activos, el valor agregado de estos se destaca como uno de los fundamentos de su gestión. Según esta norma, el valor es lo que el activo puede brindarle a la organización; así, define que este puede ser tangible o intangible, financiero o no financiero y que el concepto de valor necesita estar determinado por la organización y sus grupos de interés.